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Verwaltung

Fast jeder kennt einen Beamtenwitz. Viele halten Verwaltungen für Orte, in denen gut bezahlte Menschen im langsamen Tempo nach vielen schwer verständlichen Regeln und in strenger Hierarchie zusammenarbeiten und vor allem umfangreiche Kaffeepausen einlegen.

AmtEs gibt sicherlich Verwaltungen, in denen nicht effektiv und effizient gearbeitet wird. Das heißt, dass es Verwaltungen gibt, die ihre Ziele nicht oder nur teilweise erreichen (Effektivität = Zielerreichung) und ihre Mittel unwirtschaftlich einsetzen (Effizienz = wirtschaftlicher Mitteleinsatz). Es gibt aber auch Unternehmen, auf die diese negative Beschreibung zutrifft. Zudem haben die Kommunen in Brandenburg aufgrund der Finanzkrise in den letzten Jahren Personal abgebaut. Wenn es sie einmal gegeben hat, sind die stillen Reserven bzw ein eventueller Personalüberhang in den letzten Jahren verschwunden. Gerade in den kleineren Kommunen sind die Personalkörper stark zusammengeschrumpft.

Unbestritten ist, dass es erfolgreiche Kommunen gibt und Kommunen, die weniger Erfolge erzielen. Das hängt zum einen von externen Faktoren wie der Lage der Kommune (nah oder fern von Berlin, direkt an der Autobahn oder weit davon entfernt usw.) ab. Zum anderen sind interne Faktoren für Erfolg und Misserfolg der Kommune verantwortlich. Die Arbeit der Verwaltung ist einer der internen Faktoren. Hinzu kommt die Führung durch den Bürgermeister, die Qualität der Arbeit der Gemeindevertretung und das Engagement der Bürgerschaft.

Manches Problem wird also von der Verwaltung verursacht, doch nicht alles, was in der Kommune nicht läuft, kann ihr angelastet werden. Im Übrigen ist die Verwaltung oft besser als ihr Ruf. Das zeigen Umfragen, in denen trotz einer schlechten allgemeinen Bewertung der öffentlichen Verwaltung der letzte konkrete Kontakt mit dem Rathaus positiv bewertet wird.

 

Aufbau

Zu den Vorurteilen über die Verwaltung gehören Aussagen über unklare Zuständigkeiten, über das Schicken der Bürger von Pontius zu Pilatus und zu lange Wege aufgrund eines aufgeblähten Apparates. Die Kommunalverwaltungen in Brandenburg weisen zumeist schon aufgrund der geringen Größe der Städte, Gemeinden, Ämter und Landkreise einen übersichtlichen Aufbau auf. Allerdings sind hierbei Veränderungen im Zuge der Verwaltungsreform zu beachten, die nicht nur zu einer Umbenennung der Ämter und Organisationseinheiten geführt hat, sondern auch zur Reduzierung der Hierarchieebenen.

Noch in den 90er Jahren gliederten sich typischerweise Verwaltungen in:

  • Dezernate
  • Ämter
  • Abteilungen
  • Sachgebiete und
  • Stellen

Kleinere Verwaltungen hatten keine Abteilungen und teilweise auch keine Dezernate eingerichtet.

In den letzten Jahren setzten sich neue Begriffe wie "Fachbereiche" und "Fachdienste" durch. Die vielen kleinen Verwaltungen zählen inzwischen oft weniger als 40, teilweise weniger als 30 Beschäftigte. Sie haben einen zweistufigen Aufbau: Bürgermeister und Abteilungen. Das nachfolgende Organigramm der Stadtverwaltung der Stadt Mühlberg/Elbe verdeutlicht den schlanken Aufbau einer kleinen Kommunalverwaltung in Brandenburg. Zugleich gibt es einen ersten Aufschluss über die zu erledigenden Aufgaben.

Organigramm der Stadtverwaltung Stadt Mühlberg/Elbe:

Organigramm der Stadtverwaltung Stadt Mühlberg/Elbe

 

Struktur

Aufgrund der gemeindlichen Organisationshoheit steht es den Gemeinden grundsätzlich frei, wie sie ihre Verwaltung strukturieren. In der Praxis werden bestimmte Aufgaben zu einem Aufgabenbereich zusammengefasst, der eine organisatorische Einheit, ein Amt, bildet. Mehrere Ämter bilden ein Dezernat. Dabei hatte sich ein bundesweit einheitliches Organisationsraster herausgebildet, dass sich an den Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle zur Verwaltungsvereinfachung (KGSt) von 1969 orientierte.

Abb.: Verwaltungsgliederungsplan der KGSt
Quelle: KGSt-Gutachten "Verwaltungsorganisation der Gemeinden, Teil II Verwaltungsgliederungsplan", Köln 1979

Fachverantwortung / Ressourcenverantwortung. Wer übernimmt die Gesamtverantwortung für eine Leistung?

Die bisherige Trennung in den Ämtern hat zu einer sehr selektiven Aufgabenwahrnehmung geführt. Es gibt die so genannten Fachämter, wie das Sozialamt oder das Stadtplanungsamt und es gibt die Querschnittsämter, die die materiellen Ressourcen verwalten, z.B. die Kämmerei oder das Personalamt. Es bleibt die Frage, wer übernimmt die Gesamtverantwortung für eine Leistung?

Im Kontext der Verwaltungsreformen nach dem Neuen Steuerungsmodell wurde auch von „organisierter Verantwortungslosigkeit“ gesprochen. Die neue Organisationsstruktur will eine Zusammenführung der Verantwortung erreichen. Die Fachämter wurden zu Fachbereichen (FB) umgebildet und in Fachdienste (FD) untergliedert. Die allgemeine Verwaltung wie auch die Kämmerei, das Personalwesen und die Rechtsaufgaben werden vorrangig als Serviceleistungen für die Fachbereiche verstanden.

Die neue Organisationsstruktur zeigt das Organigramm der kommunalen Verwaltung von Hennigsdorf:

Organigramm der kommunalen Verwaltung von Hennigsdorf

Die Verwaltungsreform hat zu einem Umdenken und zu einer Neuorganisation in vielen Rathäusern und Gemeindeverwaltungen geführt.



Leitung der Kommunalverwaltung

 

Mitarbeiter

Die Anzahl der Mitarbeiter richtet sich nach der Größe der Verwaltungseinheit und der Anzahl der Einwohner. Größere Städte übernehmen auch Leistungen für Bürger aus dem Umland und brauchen daher mehr Personal. In kleinen Verwaltungen und auf der Sachbearbeiterebene sind vorwiegend Frauen tätig. In kleinen Kommunen müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft mehrere unterschiedliche Aufgaben oder sogar Aufgabenfelder bearbeiten. Eine Spezialisierung wie in den größeren Kommunen oder den Kreisverwaltungen ist hier nicht möglich. Zudem gibt es in den kleinen Verwaltungen kaum Beschäftigte in den höheren Besoldungsstufen.

Unabhängig von der Größe der Verwaltung gilt indessen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass auch sie sich den zahlreichen Änderungen der letzten Jahre zu stellen hatten. So hat sich u.a. die Zahl der Stellen deutlich reduziert. Die Arbeitsaufgaben wurden auf die noch in der Verwaltung Tätigen aufgeteilt. Mit der Einführung des neuen kommunalen Haushalts- und Rechungswesens wird es erneut weit reichende Veränderungen geben.

 

Recht und Gesetz - Zu viel Bürokratie?

Alle wollen weniger Bürokratie. Fast allen aber fällt auf Anhieb ein Bereich ein, der gesetzlich geregelt werden sollte. Soll es Arzneimittel nur in der Apotheke geben? Dürfen Fliesen nur von einem Handwerksmeister angebracht werden? Wir haben Standards für die Behandlung von Abfällen, für den Tierschutz und alles, was mit Gefahren verbunden ist. Gesetze, Vorschriften und Verfahrensregelungen sollen Risiken ausschließen, Berufsgruppen schützen und alles regeln, was die die Gesellschaft nicht regeln kann, aber dennoch braucht.

Solange wir als Gesellschaft nicht auf eine möglichst umfassende Sicherheit und Absicherung verzichten können und wollen, müssen wir mit einer Vielzahl von Gesetzen, Normen und Standards leben.

Die kommunale Selbstverwaltung ist von diesem Phänomen ebenfalls betroffen. Wenn Sie sich in der Kommune engagieren, sollten Sie sich nach und nach mit den wichtigsten Rechtsgrundlagen vertraut machen. Dazu gehört die Kommunalverfassung mit ihren Regelungen für Gemeinden, Ämter und Landkreise. Für die konkrete Ausübung eines kommunalen Amtes werden Sie aber unter Umständen mehr als nur die bloßen Texte benötigen. Wichtige Informationen zur Auslegung der Vorschriften und ihrer Anwendung in der Praxis finden Sie in den entsprechenden Kommentaren. Je nach dem, wo Sie ihre Schwerpunkte setzen, benötigen Sie die Rechtsgrundlagen des Finanzbereiches (Gemeindehaushalts- und Gemeindekassenverordnung), die Regelungen aus dem Bereich Bauen und Planung, Soziales und Abgabenrecht.

Angesichts der umfassenden Rechtsgrundlagen sollten Sie nicht vor einem Engagement in der Kommune zurückschrecken. Sie können sich nach und nach in die Materie einarbeiten. Je mehr Sie aber wissen, je mehr werden Sie gestalten können. Entsprechendes Fachwissen hilft vor allem im Umgang mit der hauptamtlichen Verwaltung. Die wird und sollte Ihnen in der Regel fachlich immer einen Schritt voraus sein. Grundsatzwissen schützt Sie aber davor, im Konfliktfall „über den Tisch gezogen“ zu werden.

Vielleicht werden Sie im Konfliktfall auch die Vielfalt der Rechtsgrundlagen zu schätzen wissen, wenn Sie Ihnen helfen, Ihr kommunalpolitisches Ziel zu erreichen. Dann können Sie entscheiden, ob die Vorschriften die notwendige Rechtssicherheit bringen oder als überbordende Bürokratie die Entwicklung in der Gemeinde hemmen.

 

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